Alcance mais com menos esforço

O modelo de sucesso para empresas de mídia: simplesmente integre a telefonia ao Microsoft Teams

Vida cotidiana na redação: Comunicação com obstáculos

"Preciso de um feedback imediato sobre a manchete, mas o editor responsável não atende." Essa situação não é uma exceção, mas uma ocorrência cotidiana. Em muitas redações, o telefone, o bate-papo e as reuniões são organizados separadamente. Se você quiser ligar, terá que procurar os números. É difícil entrar em contato com quem trabalha em casa. Aqueles que estão viajando geralmente são deixados de lado. O resultado: minutos perdidos, oportunidades perdidas, equipes estressadas.

Desafios dos sistemas telefônicos clássicos

Muitas editoras ainda dependem de sistemas telefônicos clássicos, agora ultrapassados. Eles funcionam, mas não se encaixam mais na vida cotidiana de trabalho. A tecnologia está vinculada ao local, os sistemas têm um custo elevado e o esforço necessário para a manutenção e a operação é desproporcional aos benefícios.

Ao mesmo tempo, a pressão está aumentando: o conteúdo precisa ser criado mais rapidamente, as decisões precisam ser tomadas de forma descentralizada e as reações precisam ser coordenadas em tempo real. Muitas equipes editoriais agora trabalham em modo híbrido: uma reunião no escritório pela manhã, uma entrevista no escritório em casa na hora do almoço e a coordenação final em trânsito à noite. Mas, embora os métodos de trabalho tenham mudado, a infraestrutura de comunicação muitas vezes ficou parada.

Os ramais internos só são válidos em telefones fixos, os telefones celulares geralmente são acessíveis, mas muitas vezes não são integrados aos diretórios centrais de endereços e números e não têm acesso a todos os ramais da empresa por padrão. As conferências são realizadas em aplicativos de terceiros. O que está faltando é um sistema de conexão.

Ao mesmo tempo, os custos de funcionamento estão aumentando: os sistemas telefônicos exigem manutenção contínua, as salas de servidores dedicados causam custos contínuos de energia - enquanto as soluções de voz modernas, como o Microsoft Teams Phone, podem ser operadas totalmente baseadas na nuvem e, portanto, eliminam esses custos. Além disso, as soluções alternativas para dar suporte à comunicação de voz móvel aumentam a complexidade e os orçamentos de TI. De acordo com um estudo da Forrester, os investimentos no Microsoft Teams Phone geralmente se pagam após apenas seis meses, com um ROI médio de mais de 140%.

O que está sendo negligenciado aqui: Não se trata apenas de tecnologia, mas da capacidade de trabalhar. Se as consultas não forem feitas em tempo hábil, as decisões forem adiadas e as publicações atrasadas, a equipe editorial perderá sua eficácia. E é exatamente isso que começa na interface que deveria de fato conectar: a comunicação. Aqueles que ainda dependem de soluções isoladas hoje serão superados por métodos de trabalho integrados amanhã. É hora de parar de tornar o ritmo editorial dependente da linha telefônica e, em vez disso, confiar consistentemente nos conceitos de comunicação em rede.

Vantagens da comunicação integrada com o Microsoft Teams

Telefone, chat, vídeo e armazenamento de arquivos em um único sistema - não como uma colcha de retalhos, mas como uma unidade. Se você ligar, poderá ver imediatamente se o seu colega está disponível. Qualquer pessoa que esteja viajando ainda pode ser contatada. Qualquer pessoa que esteja trabalhando em uma história pode conversar com a equipe editorial em paralelo, sem precisar trocar de ferramenta. Ferramentas ausentes, canais fragmentados e falta de integração não são mais obstáculos para uma comunicação eficiente, independente do local e sem interrupções.

Uma plataforma moderna, como o Microsoft Teams, cria um fluxo contínuo de comunicação. Equipes editoriais, gráficos, departamentos de publicidade e repórteres de campo usam um sistema comum, independentemente de estarem no escritório, trabalhando em casa ou pesquisando. Todos podem ser contatados em seus números dedicados, as conversas podem ser iniciadas diretamente no bate-papo e conferências espontâneas podem ser organizadas sem nenhum obstáculo técnico.

Um exemplo prático: um editor em Düsseldorf conversa com um colega em Bonn como se ambos estivessem sentados no mesmo escritório. O tópico é acordado via chat, uma rápida ligação esclarece as últimas dúvidas e o artigo é criado diretamente no documento compartilhado. Sem interrupção da mídia, sem troca de ferramenta, sem perda de tempo.

Os dispositivos tradicionais - telefones de mesa, sistemas DECT - também podem ser perfeitamente integrados. E até mesmo os faxes acabam diretamente na caixa de entrada eletrônica do funcionário responsável - convertidos e legíveis. Isso significa que as rotinas editoriais podem ser mantidas onde são necessárias, sem abrir mão das vantagens das tecnologias modernas.

As soluções modernas, como o Microsoft Teams, não só oferecem funcionalidade, mas também segurança e confiabilidade. Sistemas altamente disponíveis com vários data centers seguros em diferentes locais e responsabilidades claras garantem que a própria plataforma de telefonia funcione de forma confiável, independentemente de onde os funcionários estejam trabalhando no momento. Uma conexão estável com a Internet no local continua sendo um pré-requisito. As soluções a seguir podem proporcionar mais confiabilidade:

• Comutação automática para a rede móvel se a conexão fixa for interrompida (backup de rede móvel, por exemplo, LTE ou 5G)
• Combinação de conexão DSL e móvel para obter mais largura de banda e redundância (acesso híbrido))

O departamento de TI fica aliviado, o dimensionamento é fácil e novos usuários são integrados em minutos. Isso cria um ambiente de trabalho que fortalece a colaboração nas equipes editoriais - não por meio de mais ferramentas com interrupções de mídia, mas por meio de menos complexidade. O efeito é tangível: melhor acessibilidade, decisões mais rápidas, funcionários mais satisfeitos.

Migração para a telefonia de equipes: implementação, custos, aceitação

Um sistema de comunicação moderno não é um fim em si mesmo. Ele precisa funcionar, ser econômico e ser aceito pelas pessoas. É exatamente por isso que uma mudança bem-sucedida requer três coisas: a tecnologia certa, um benefício comercial claro e a coragem de mudar hábitos.

Um bom exemplo disso é o Handelsblatt Media Group (HMG), uma das editoras mais renomadas da Alemanha, com mais de 1.000 funcionários. Na HMG, a telefonia foi totalmente integrada ao Microsoft Teams, com a ajuda da oferta “Operator Connect” da Deutsche Telekom. A Deutsche Telekom fornece a conexão com a rede pública, com alta disponibilidade e sem seu próprio hardware. A telefonia é executada por meio da nuvem - escalável de forma flexível e independente do local.

Casos de uso como fax e transferência de chamadas também são integrados: Os faxes recebidos são automaticamente convertidos em e-mails, as linhas diretas e os números de telefone centralizados são mapeados por meio da solução “Luware Nimbus”. Dessa forma, a função é mantida, o esforço é reduzido e tudo ocorre em um único sistema.

Os custos operacionais também são significativamente reduzidos, pois não há necessidade de operar e manter sistemas separados. O esforço administrativo é significativamente reduzido graças ao gerenciamento centralizado. Embora os editores móveis ainda precisem de contratos de telefonia móvel comercial, eles agora estão totalmente integrados aos processos de comunicação e colaboração graças à integração do Microsoft Teams em seus smartphones. A administração da comunicação de voz integrada é centralizada e fácil de usar por meio do Teams Admin Center.

Um estudo da Forrester de 2023 mostra como o potencial de economia pode ser realmente alto ao mudar para o Microsoft Teams Phone: De acordo com esse estudo, os custos operacionais de TI na área de telefonia em grandes empresas podem ser reduzidos de três para dois equivalentes em tempo integral, ao mesmo tempo em que melhoram a eficiência e a qualidade do serviço.

Outro efeito pode ser observado no trabalho cotidiano dos funcionários: A operação é intuitiva. A telefonia funciona como um bate-papo, com a diferença de que a chamada está a apenas um clique de distância. Não há necessidade de alternar entre aplicativos, o contexto é mantido. Seja no escritório ou em trânsito, o local de trabalho é sempre onde o Teams está sendo executado.

Uma introdução bem-sucedida normalmente também inclui comunicação, treinamento e medidas de acompanhamento. Dessa forma, a mudança não é imposta - ela é moldada em conjunto. A telefonia moderna é mais do que apenas tecnologia: ela muda a forma como as pessoas trabalham juntas - mais rápida, mais direta e mais confiável.

Agora é o momento certo para a mudança

A comunicação digital não é mais uma função adicional - ela se tornou a espinha dorsal indispensável da colaboração moderna. Se você deseja manter a eficiência como editor atualmente, precisa de uma plataforma que combine todas as formas de comunicação. Afinal, a velocidade, a acessibilidade e a colaboração determinam se o conteúdo é publicado no prazo, se as fontes são contatadas de forma confiável e se os tópicos são coordenados de forma eficaz.

Os maiores riscos para os editores de hoje não estão na mudança, mas em permanecer com o sistema antigo: Os custos de manutenção aumentam, a segurança diminui e os modelos de trabalho ficam mais lentos. Ao mesmo tempo, a pressão aumenta devido às equipes híbridas, aos ciclos de produção mais curtos e às expectativas cada vez maiores dos leitores e dos clientes de publicidade. Aqueles que adiarem a mudança perderão os ganhos de eficiência e a competitividade.

A boa notícia é que o caminho para a comunicação integrada não precisa ser um grande projeto. Muitas empresas começam com uma área piloto, como o departamento editorial ou o serviço de atendimento ao leitor, e expandem passo a passo. É importante analisar a telefonia existente, escolher um parceiro adequado e elaborar um plano de migração claro. Não são apenas a tecnologia e o modelo de licença que são cruciais para o sucesso, mas também a comunicação e o treinamento.

A telefonia para equipes é mais do que apenas uma atualização técnica - ela muda a maneira como as equipes editoriais pensam e agem. As decisões são tomadas mais rapidamente, a coordenação se torna mais fácil e os locais crescem juntos digitalmente. O Handelsblatt Media Group mostra que isso funciona, mesmo em grandes organizações com estruturas historicamente crescentes.

A questão não é mais se a comunicação por voz deve ser integrada. Mas sim: Por quanto tempo as organizações podem se dar ao luxo de não fazê-lo.

Aqueles que agirem agora criarão a base para uma redação que seja flexível, conectada em rede e preparada para o futuro. Porque é exatamente isso que se tornará o fator decisivo no jornalismo - não em algum momento, mas agora.