Mehr erreichen mit weniger Aufwand

Das Erfolgsmodell für Medienhäuser: Telefonie einfach in Microsoft Teams integrieren

Alltag in der Redaktion: Kommunikation mit Hindernissen

"Ich brauche sofort Rückmeldung zur Schlagzeile – aber der zuständige Redakteur hebt nicht ab." Diese Situation ist kein Ausnahmefall, sondern Alltag. In vielen Redaktionen sind Telefon, Chat und Meetings getrennt organisiert. Wer anrufen will, muss Nummern suchen. Wer im Homeoffice arbeitet, ist schwer erreichbar. Wer unterwegs ist, bleibt oft aussen vor. Die Folge: verlorene Minuten, verpasste Chancen, gestresste Teams.

Herausforderungen klassischer Telefonanlagen

Noch immer setzen zahlreiche Verlagshäuser auf klassische, mittlerweile veraltete Telefonanlagen. Sie funktionieren – aber sie passen nicht mehr zum Arbeitsalltag. Die Technik ist ortsgebunden, die Systeme kostenintensiv, und der Aufwand für Wartung und Betrieb steht in keinem Verhältnis zum Nutzen.

Gleichzeitig steigt der Druck: Inhalte müssen schneller entstehen, Entscheidungen dezentral getroffen, Reaktionen in Echtzeit abgestimmt werden. Viele Redaktionen arbeiten heute hybrid: morgens ein Meeting im Büro, mittags ein Interview aus dem Homeoffice, abends die finale Abstimmung mobil. Doch während sich die Arbeitsweise verändert hat, ist die Kommunikationsinfrastruktur oft stehen geblieben. Interne Durchwahlen gelten nur am Festnetz, Mobiltelefone sind zwar grundsätzlich erreichbar, aber häufig nicht in zentrale Adress- und Rufnummernverzeichnisse integriert und haben standardmässig keinen Zugriff auf alle Durchwahlen des Unternehmens. Konferenzen finden in Dritt-Apps statt. Was fehlt, ist ein verbindendes System.

Zugleich steigen die laufenden Kosten: Telefonanlagen benötigen kontinuierliche Wartung, dedizierte Serverräume und verursachen durchgängige Energiekosten – während moderne Sprachlösungen wie Microsoft Teams Phone vollständig cloudbasiert betrieben werden können und damit diese Aufwände eliminieren. Zusätzlich treiben Workarounds zur Unterstützung mobiler Sprachkommunikation – egal ob Diensthandys, Rufumleitungen oder parallele Tools – die Komplexität und das IT-Budget in die Höhe. Laut einer Forrester-Studie amortisieren sich Investitionen in Microsoft Teams Phone oft bereits nach sechs Monaten, mit einem durchschnittlichen ROI von über 140 %.

Was dabei übersehen wird: Es geht nicht um Technik allein, sondern um Arbeitsfähigkeit. Wenn Rückfragen nicht rechtzeitig gestellt, Entscheidungen verzögert und Veröffentlichungen verschleppt werden, verliert die Redaktion an Schlagkraft. Und genau das beginnt an der Schnittstelle, die eigentlich verbinden sollte: der Kommunikation. Wer heute noch auf Insel-Lösungen setzt, wird morgen von integrierten Arbeitsweisen überholt. Es ist Zeit, das Tempo der Redaktion nicht länger von der Telefonleitung abhängig zu machen – sondern durchgängig auf vernetzte Kommunikationskonzepte zu setzen.

Vorteile integrierter Kommunikation mit Microsoft Teams

Telefon, Chat, Video und Dateiablage in einem System – nicht als Patchwork, sondern als Einheit. Wer anruft, sieht sofort, ob der Kollege verfügbar ist. Wer unterwegs ist, bleibt trotzdem erreichbar. Wer an einer Story arbeitet, kann parallel mit der Redaktion sprechen, ohne das Tool zu wechseln. So stehen fehlende Werkzeuge, fragmentierte Kanäle und mangelnde Integration einer effizienten, ortsunabhängigen und medienbruchfreien Kommunikation nicht länger im Weg.

Mit einer modernen Plattform wie Microsoft Teams entsteht ein durchgehender Kommunikationsfluss. Redaktionen, Grafik, Anzeigenabteilung und Aussenreporter nutzen ein gemeinsames System – unabhängig davon, ob sie gerade im Büro, im Homeoffice oder auf Recherche sind. Jeder ist unter seiner fest zugeordneten Nummer erreichbar, Gespräche lassen sich direkt aus dem Chat starten, spontane Konferenzen gelingen ohne technische Hürden.

Ein Beispiel aus der Praxis: Ein Redakteur in Düsseldorf spricht mit einer Kollegin in Bonn, als sässen beide im selben Büro. Die Themenabstimmung erfolgt im Chat, ein kurzer Anruf klärt die letzten Fragen, der Artikel entsteht direkt im gemeinsamen Dokument. Kein Medienbruch, kein Tool-Wechsel, kein Zeitverlust. Auch klassische Geräte – Tischtelefone, DECT-Systeme – lassen sich nahtlos einbinden. Und selbst Faxe landen direkt im elektronischen Posteingang des zuständigen Mitarbeiters – konvertiert und lesbar. So können auch redaktionelle Routinen erhalten bleiben, wo sie gebraucht werden – ohne die Vorteile moderner Technologien aufzugeben.

Moderne Lösungen wie Microsoft Teams liefern aber nicht nur Funktionalität, sondern auch Sicherheit und Verlässlichkeit. Hochverfügbare Systeme mit mehrfach abgesicherten Rechenzentren an verschiedenen Standorten und klaren Zuständigkeiten sorgen dafür, dass die Telefonieplattform selbst zuverlässig funktioniert – unabhängig davon, wo die Mitarbeitenden gerade arbeiten. Voraussetzung bleibt dabei eine stabile Internetverbindung vor Ort. Für zusätzliche Ausfallsicherheit können folgende Lösungen sorgen:

• automatische Umschaltung auf das Mobilfunknetz bei Störung der Festverbindung (Mobilfunk-Backup, z. B. LTE oder 5G)
• Kombination aus DSL- und Mobilfunkanbindung für mehr Bandbreite und Redundanz (Hybridzugang)

Die IT wird entlastet, die Skalierung ist einfach, neue Nutzer sind in Minuten eingebunden. So entsteht ein Arbeitsumfeld, das die Zusammenarbeit in Redaktionen stärkt – nicht durch mehr Tools mit Medienbrüchen, sondern durch weniger Komplexität. Der Effekt ist spürbar: bessere Erreichbarkeit, schnellere Entscheidungen, zufriedenere Mitarbeitende.

Migration auf Teams-Telefonie: Umsetzung, Kosten, Akzeptanz

Ein modernes Kommunikationssystem ist kein Selbstzweck. Es muss funktionieren, wirtschaftlich sein und von den Menschen akzeptiert werden. Genau deshalb braucht eine erfolgreiche Umstellung drei Dinge: die richtige Technik, einen klaren betriebswirtschaftlichen Nutzen – und den Mut, Gewohnheiten zu verändern.

Ein gutes Beispiel hierfür ist die Handelsblatt Media Group (HMG), eines der renommiertesten Verlagshäuser Deutschlands – mit über 1.000 Mitarbeitenden. Bei der HMG wurde die Telefonie vollständig in Microsoft Teams integriert – mithilfe des "Operator Connect"-Angebots der Deutschen Telekom. Dabei stellt die Deutsche Telekom die Verbindung ins öffentliche Netz bereit – hochverfügbar und ohne eigene Hardware. Die Telefonie läuft über die Cloud – flexibel skalierbar und standortunabhängig.

Auch Anwendungsfälle wie Fax und Vermittlung sind integriert: Eingehende Faxe werden automatisch in E-Mails umgewandelt, Hotlines und zentrale Rufnummern über die Lösung „Luware Nimbus“ abgebildet. So bleibt die Funktion erhalten, der Aufwand sinkt – und alles spielt sich innerhalb eines Systems ab.

Die Betriebskosten sinken ebenfalls deutlich, da keine eigenen Systeme betrieben und gewartet werden müssen. Der administrative Aufwand reduziert sich durch das zentrale Management erheblich. Zwar benötigen mobile Redakteurinnen und Redakteure weiterhin dienstliche Mobilfunkverträge, doch durch die Integration von Microsoft Teams auf dem Smartphone sind sie nun vollständig in die Kommunikations- und Kollaborationsprozesse eingebunden. Die Administration der integrierten Sprachkommunikation erfolgt zentral und benutzerfreundlich über das Teams Admin Center.

Wie hoch die Einsparpotenziale bei der Umstellung auf Microsoft Teams Phone tatsächlich sein können, zeigt eine Forrester-Studie aus dem Jahr 2023: Demnach lässt sich der IT-Betriebsaufwand im Bereich Telefonie in Grossunternehmen häufig von drei auf zwei Vollzeitäquivalente reduzieren – bei gleichzeitiger Verbesserung von Effizienz und Servicequalität.

Ein weiterer Effekt zeigt sich im Alltag der Mitarbeitenden: Die Bedienung ist intuitiv. Telefonie funktioniert wie Chat – mit dem Unterschied, dass der Anruf nur ein Klick ist. Das Wechseln zwischen Apps entfällt, der Kontext bleibt erhalten. Ob im Büro oder unterwegs – der Arbeitsplatz ist immer dort, wo Teams läuft.

Eine erfolgreiche Einführung umfasst dabei typischerweise auch Kommunikation, Schulungen und begleitende Massnahmen. So wird der Wandel nicht verordnet – sondern gemeinsam gestaltet. Moderne Telefonie ist mehr als reine Technik: Sie verändert, wie Menschen zusammenarbeiten – schneller, direkter, verlässlicher.

Jetzt ist der richtige Zeitpunkt für den Wandel

Digitale Kommunikation ist längst keine Zusatzfunktion mehr – sie ist zum unverzichtbaren Rückgrat moderner Zusammenarbeit geworden. Wer als Verlag heute leistungsfähig bleiben will, braucht eine Plattform, die alle Kommunikationsformen verbindet. Denn Geschwindigkeit, Erreichbarkeit und Zusammenarbeit entscheiden darüber, ob Inhalte rechtzeitig veröffentlicht, Quellen sicher kontaktiert oder Themen wirksam koordiniert werden.

Die grössten Risiken für Verlage liegen heute nicht im Umstieg, sondern beim Verbleib im Alten: Wartungskosten steigen, Sicherheit sinkt, Arbeitsmodelle bremsen. Gleichzeitig wächst der Druck durch hybride Teams, kürzere Produktionszyklen und steigende Erwartungen von Leserschaft und Werbekunden. Wer den Wandel vertagt, verpasst Effizienzgewinne – und verliert Wettbewerbsfähigkeit.

Die gute Nachricht: Der Weg zur integrierten Kommunikation muss kein Grossprojekt sein. Viele Unternehmen starten mit einem Pilotbereich – etwa der Redaktion oder dem Leserservice – und erweitern schrittweise. Wichtig sind eine Analyse der bestehenden Telefonie, die Wahl eines geeigneten Partners und ein klarer Migrationsplan. Erfolgsentscheidend sind nicht nur Technik und Lizenzmodell, sondern auch Kommunikation und Schulung.

Teams-Telefonie ist mehr als ein technisches Upgrade – sie verändert, wie Redaktionen denken und handeln. Entscheidungen fallen schneller, Abstimmungen werden einfacher, Standorte wachsen digital zusammen. Die Handelsblatt Media Group zeigt, dass es funktioniert – auch in grossen Organisationen mit historisch gewachsenen Strukturen.

Die Frage ist nicht mehr, ob Sprachkommunikation integriert werden sollte. Sondern: Wie lange man es sich noch leisten kann, dass sie es nicht ist.

Wer jetzt handelt, schafft die Grundlage für eine Redaktion, die flexibel, vernetzt und zukunftsfähig ist. Denn genau das wird zum entscheidenden Faktor im Journalismus – nicht irgendwann, sondern jetzt.