Ottieni di più con meno sforzi

TIl modello di successo per le aziende dei media: integrare semplicemente la telefonia in Microsoft Teams

La vita quotidiana in redazione: la comunicazione con gli ostacoli

"Ho bisogno di un feedback immediato sul titolo – ma il redattore responsabile non risponderà." Questa situazione non è un'eccezione, ma un evento quotidiano. In molte redazioni telefono, chat e riunioni sono organizzati separatamente. Se vuoi chiamare, devi cercare i numeri. Chi lavora da casa è difficile da raggiungere. Chi viaggia viene spesso escluso. Il risultato: minuti persi, occasioni mancate, squadre stressate.

Le sfide dei sistemi telefonici classici

Molte case editrici si affidano ancora a sistemi telefonici classici, ormai obsoleti. Lavorano – ma non si adattano più alla vita lavorativa quotidiana. La tecnologia è legata alla posizione, i sistemi sono costosi e lo sforzo richiesto per la manutenzione e il funzionamento è sproporzionato rispetto ai benefici.

Allo stesso tempo, la pressione aumenta: i contenuti devono essere creati più rapidamente, le decisioni devono essere prese in modo decentralizzato e le reazioni devono essere coordinate in tempo reale. Molte redazioni ora lavorano in modalità ibrida: una riunione in ufficio al mattino, un colloquio dalla sede centrale all'ora di pranzo e il coordinamento finale in movimento la sera. Tuttavia, nonostante i metodi di lavoro siano cambiati, l'infrastruttura delle comunicazioni è spesso rimasta ferma.

Le estensioni interne sono valide solo sui telefoni fissi, i telefoni cellulari sono generalmente accessibili ma spesso non sono integrati nelle directory centrali di indirizzi e numeri e non hanno accesso a tutte le estensioni dell'azienda per impostazione predefinita. Le conferenze si svolgono tramite app di terze parti. Ciò che manca è un sistema di connessione.

Allo stesso tempo, i costi di gestione sono in aumento: i sistemi telefonici richiedono una manutenzione continua, le sale server dedicate causano costi energetici continui, mentre le moderne soluzioni vocali come Microsoft Teams Phone possono essere gestite completamente basate sul cloud, eliminando così tali costi. Inoltre, le soluzioni alternative per supportare la comunicazione vocale mobile – aumentano la complessità e i budget IT. Secondo uno studio di Forrester, gli investimenti in Microsoft Teams Phone spesso si ripagano da soli dopo soli sei mesi, con un ROI medio superiore al 140%.

Ciò che qui viene trascurato: non si tratta solo di tecnologia, ma della capacità di lavorare. Se le domande non vengono sollevate in tempo utile, le decisioni vengono ritardate e le pubblicazioni vengono ritardate, la redazione perde la sua efficacia. Ed è proprio questo che inizia dall'interfaccia che dovrebbe effettivamente connettersi: la comunicazione. Coloro che ancora oggi si affidano a soluzioni isolate domani saranno superati da metodi di lavoro integrati. È tempo di smettere di far dipendere il ritmo editoriale dalla linea telefonica e di affidarsi invece costantemente a concetti di comunicazione in rete.

Vantaggi della comunicazione integrata con Microsoft Teams

Telefono, chat, archiviazione video e file in un unico sistema – non come un patchwork, ma come un'unità. Se chiami, puoi vedere immediatamente se il tuo collega è disponibile. Chiunque sia in viaggio può ancora essere raggiunto. Chiunque lavori a un articolo può parlare in parallelo con la redazione senza dover cambiare strumento. Strumenti mancanti, canali frammentati e mancanza di integrazione non ostacolano più una comunicazione efficiente, indipendente dalla posizione e senza soluzione di continuità.

Una piattaforma moderna come Microsoft Teams crea un flusso continuo di comunicazione. I team editoriali, i dipartimenti di grafica, pubblicità e i reporter sul campo utilizzano un sistema comune – indipendentemente dal fatto che siano in ufficio, lavorino da casa o facciano ricerche. È possibile contattare tutti tramite il numero dedicato, avviare conversazioni direttamente dalla chat e organizzare conferenze spontanee senza ostacoli tecnici.

Un esempio pratico: un redattore di Düsseldorf parla con un collega di Bonn come se fossero entrambi seduti nello stesso ufficio. L'argomento viene concordato tramite chat, una rapida chiamata chiarisce le ultime domande e l'articolo viene creato direttamente nel documento condiviso. Nessuna interruzione dei media, nessun cambio di strumento, nessuna perdita di tempo.

Anche i dispositivi tradizionali – telefoni da scrivania, sistemi DECT – l possono essere integrati perfettamente. E anche i fax finiscono direttamente nella casella di posta elettronica del dipendente responsabile – convertiti e leggibili. Ciò significa che le routine editoriali possono essere mantenute dove sono necessarie – senza rinunciare ai vantaggi delle tecnologie moderne.

Le soluzioni moderne come Microsoft Teams non forniscono solo funzionalità, ma anche sicurezza e affidabilità. Sistemi altamente disponibili con più data center sicuri in luoghi diversi e responsabilità chiare garantiscono che la piattaforma di telefonia stessa funzioni in modo affidabile – indipendentemente da dove lavorano attualmente i dipendenti. Una connessione Internet stabile in loco rimane un prerequisito. Le seguenti soluzioni possono garantire ulteriore affidabilità:

• Passaggio automatico alla rete mobile in caso di interruzione della connessione fissa (backup della rete mobile, ad esempio LTE o 5G)
• Combinazione di connessione DSL e mobile per maggiore larghezza di banda e ridondanza (accesso ibrido)

Il reparto IT è sollevato, la scalabilità è semplice e i nuovi utenti vengono integrati in pochi minuti. Ciò crea un ambiente di lavoro che rafforza la collaborazione nei team editoriali – non attraverso più strumenti con interruzioni dei media, ma attraverso una minore complessità. L'effetto è tangibile: migliore accessibilità, decisioni più rapide, dipendenti più soddisfatti.

Migrazione alla telefonia Teams: implementazione, costi, accettazione

Un moderno sistema di comunicazione non è fine a se stesso. Deve funzionare, essere economico ed essere accettato dalle persone. Questo è proprio il motivo per cui un passaggio di successo richiede tre cose: la giusta tecnologia, un chiaro vantaggio aziendale – e il coraggio di cambiare abitudini.

Un buon esempio di ciò è Handelsblatt Media Group (HMG), una delle case editrici più rinomate in Germania – con oltre 1.000 dipendenti. Presso HMG, la telefonia era completamente integrata in Microsoft Teams – con l'aiuto dell'offerta "Operator Connect" di Deutsche Telekom. Deutsche Telekom fornisce la connessione alla rete pubblica – con elevata disponibilità e senza hardware proprio. La telefonia funziona tramite cloud – scalabile in modo flessibile e indipendente dalla posizione.

Sono integrati anche casi d'uso come fax e trasferimento di chiamate: i fax in arrivo vengono convertiti automaticamente in e-mail, le hotline e i numeri di telefono centralizzati vengono mappati tramite la soluzione ‘Luware Nimbus’. In questo modo la funzione viene mantenuta, lo sforzo viene ridotto e tutto avviene all'interno di un unico sistema.

Anche i costi operativi risultano notevolmente ridotti, poiché non è necessario gestire e manutenere sistemi separati. Lo sforzo amministrativo è notevolmente ridotto grazie alla gestione centralizzata. Sebbene gli editor di telefonia mobile necessitino ancora di contratti di telefonia mobile aziendale, ora sono completamente integrati nei processi di comunicazione e collaborazione grazie all'integrazione di Microsoft Teams sui loro smartphone. L'amministrazione della comunicazione vocale integrata è centralizzata e di facile utilizzo tramite il Teams Admin Center.

Uno studio Forrester del 2023 mostra quanto possa effettivamente essere elevato il potenziale di risparmio quando si passa a Microsoft Teams Phone: secondo questo studio, i costi operativi IT nel settore della telefonia nelle grandi aziende possono spesso essere ridotti da tre a due equivalenti a tempo pieno, migliorando allo stesso tempo l’efficienza e la qualità del servizio.

Un altro effetto si può osservare nel lavoro quotidiano dei dipendenti: il funzionamento è intuitivo. La telefonia funziona come la chat – con la differenza che la chiamata è a portata di clic. Non è necessario passare da un'app all'altra, il contesto viene mantenuto. Che sia in ufficio o in movimento, il posto di lavoro è sempre il luogo in cui Teams opera.

Un'introduzione di successo solitamente comprende anche misure di comunicazione, formazione e accompagnamento. In questo modo il cambiamento non viene imposto – viene plasmato insieme. La telefonia moderna è più di una semplice tecnologia: cambia il modo in cui le persone lavorano insieme – più velocemente, più direttamente, più affidabile.

Ora è il momento giusto per il cambiamento

La comunicazione digitale non è più una funzione aggiuntiva – è diventata la spina dorsale indispensabile della collaborazione moderna. Se vuoi rimanere efficiente come editore oggi, hai bisogno di una piattaforma che combini tutte le forme di comunicazione. Dopotutto, velocità, accessibilità e collaborazione determinano se i contenuti vengono pubblicati in tempo, le fonti vengono contattate in modo affidabile e gli argomenti vengono coordinati in modo efficace.

I rischi maggiori per gli editori oggi non risiedono nel passaggio, ma nel restare con il vecchio sistema: i costi di manutenzione aumentano, la sicurezza diminuisce, i modelli di lavoro rallentano. Allo stesso tempo, la pressione sta crescendo a causa dei team ibridi, dei cicli di produzione più brevi e delle crescenti aspettative da parte dei lettori e dei clienti pubblicitari. Chi rimanda il cambiamento perderà guadagni di efficienza– e perderà competitività.

La buona notizia è che il percorso verso una comunicazione integrata non deve essere necessariamente un progetto importante. Molte aziende partono da un'area pilota –come la redazione o il servizio di lettura– e si espandono gradualmente. È importante analizzare la telefonia esistente, scegliere un partner idoneo ed elaborare un piano di migrazione chiaro. Non sono solo la tecnologia e il modello di licenza ad essere cruciali per il successo, ma anche la comunicazione e la formazione.

La telefonia di Teams è più di un semplice aggiornamento tecnico – cambia il modo in cui i team editoriali pensano e agiscono. Le decisioni vengono prese più velocemente, il coordinamento diventa più semplice, le sedi crescono insieme digitalmente. L'Handelsblatt Media Group dimostra di funzionare – anche in grandi organizzazioni con strutture storicamente sviluppate.

La questione non è più se la comunicazione vocale debba essere integrata. Ma piuttosto: per quanto tempo le organizzazioni possono permettersi di non farlo.

Chi agisce ora creerà le basi per una redazione flessibile, interconnessa e a prova di futuro. Perché è proprio questo che diventerà il fattore decisivo nel giornalismo, non prima o poi, ma ora.