Consigue más con menos esfuerzo

El modelo de éxito para empresas de comunicación: Integra la telefonía con Microsoft Teams

El día a día en la redacción: obstáculos en la comunicación

«Necesito respuesta inmediata sobre el titular, pero el editor responsable no contesta al teléfono». Esta situación no es una excepción, sino algo cotidiano. En muchas redacciones, el teléfono, el chat y las reuniones se organizan por separado. Si quieres llamar, tienes que buscar los números. Es difícil localizar a quienes trabajan desde casa. A menudo se olvida a los que están de viaje. El resultado: minutos perdidos, oportunidades perdidas, equipos estresados.

Retos de los sistemas telefónicos clásicos

Muchas editoriales siguen utilizando sistemas telefónicos clásicos, ahora obsoletos. Funcionan, pero ya no se adaptan a la vida profesional actual. La tecnología está limitada por la ubicación, los sistemas son caros y el esfuerzo necesario para su mantenimiento y funcionamiento es desproporcionado en relación con los beneficios que aportan.

Al mismo tiempo, la presión va aumentando: hay que crear contenidos más rápido, tomar decisiones de forma descentralizada y coordinar las reacciones en tiempo real. Muchos equipos editoriales trabajan ahora en modo híbrido: una reunión en la oficina por la mañana, una entrevista desde casa a la hora de comer y la coordinación final por la tarde, mientras se desplazan. Pero, aunque los métodos de trabajo han cambiado, la infraestructura de comunicación a menudo se ha quedado estancada.

Las extensiones internas solo son válidas en teléfonos fijos, los teléfonos móviles suelen ser accesibles, pero no suelen estar integrados en los directorios centrales de direcciones y números y no tienen acceso a todas las extensiones de la empresa de forma predeterminada. Las conferencias se realizan en aplicaciones de terceros. Lo que falta es un sistema que conecte todas estas partes.

Al mismo tiempo, los costes de funcionamiento siguen aumentando: los sistemas telefónicos necesitan un mantenimiento continuo, los servidores dedicados generan costes energéticos continuos, mientras que las soluciones de voz modernas, como Microsoft Teams Phone, pueden funcionar completamente en la nube y, por lo tanto, eliminan estos costes. Además, las soluciones provisionales para dar soporte a la comunicación de voz móvil aumentan la complejidad y los presupuestos de TI. Según un estudio de Forrester, las inversiones en Microsoft Teams Phone suelen amortizarse en solo seis meses, con un retorno de la inversión medio superior al 140%.

Lo que se está pasando por alto: no se trata solo de tecnología, sino de la capacidad de trabajar. Si las consultas no se plantean a tiempo, las decisiones se retrasan y las publicaciones se retrasan, el equipo editorial pierde su eficacia. Y esto es precisamente lo que comienza en la interfaz que debería conectar: la comunicación. Los que siguen confiando en soluciones aisladas, mañana se verán superados por métodos de trabajo integrados. Es hora de dejar de depender de la línea telefónica para el trabajo editorial y, en su lugar, confiar de forma coherente en conceptos de comunicación en red.

Ventajas de la comunicación integrada con Microsoft Teams

Teléfono, chat, vídeo y almacenamiento de archivos en un solo sistema, no como un mosaico, sino como una unidad. Si llamas, puedes ver en el momento si tu compañero está disponible. Se puede localizar a cualquiera que esté de viaje. Cualquiera que esté trabajando en una noticia puede hablar con el equipo editorial al mismo tiempo sin tener que cambiar de herramienta. Las herramientas que faltan, los canales fragmentados y la falta de integración ya no son un obstáculo para una comunicación eficiente, independiente de la ubicación y sin interrupciones.

Una plataforma moderna como Microsoft Teams crea un flujo continuo de comunicación. Los equipos editoriales, los departamentos de diseño gráfico y publicidad y los reporteros sobre el terreno utilizan un sistema común, independientemente de si se encuentran en la oficina, trabajando desde casa o investigando. Se puede contactar con todos a través de su número específico, iniciar conversaciones directamente desde el chat y organizar conferencias espontáneas sin ningún tipo de obstáculo técnico.

Un ejemplo práctico: un editor en Düsseldorf habla con un compañero en Bonn como si ambos estuvieran sentados en la misma oficina. El tema se acuerda por chat, una llamada rápida aclara las últimas dudas y el artículo se crea directamente en el documento compartido. Sin interrupciones en los medios, sin cambios de herramientas, sin pérdida de tiempo.

Los dispositivos tradicionales (teléfonos de sobremesa, sistemas DECT) también se pueden integrar. Incluso los faxes llegan directamente a la bandeja de entrada de la persona responsable, convertidos y legibles. Esto significa que las rutinas editoriales se pueden mantener, sin renunciar a las ventajas de las tecnologías modernas.

Las soluciones modernas, como Microsoft Teams, no solo ofrecen funcionalidad, sino también seguridad y fiabilidad. Los sistemas de alta disponibilidad con múltiples data centers seguros en diferentes ubicaciones y responsabilidades claras garantizan que la plataforma de telefonía funcione de forma fiable, independientemente de dónde se encuentren los empleados. Una conexión a Internet estable en las instalaciones sigue siendo un requisito previo. Las siguientes soluciones pueden proporcionar una fiabilidad adicional:

• Cambio automático a la red móvil si se interrumpe la conexión fija (red móvil de respaldo, por ejemplo, LTE o 5G).
• Combinación de conexión DSL y móvil para obtener más ancho de banda y redundancia (acceso híbrido).

El departamento de TI se libera de trabajo, la escalabilidad es fácil y los nuevos usuarios se integran en cuestión de minutos. Esto crea un entorno de trabajo que refuerza la colaboración en los equipos editoriales, no mediante más herramientas con interrupciones en los medios, sino mediante una menor complejidad. El efecto es tangible: mejor accesibilidad, decisiones más rápidas y empleados más satisfechos.

Migración a la telefonía de Teams: implementación, costes, aceptación

Un sistema de comunicación moderno no es un fin en sí mismo. Tiene que funcionar, ser económico y ser aceptado por todos los usuarios. Precisamente por eso, para que la transición sea un éxito se necesitan tres cosas: la tecnología adecuada, un beneficio claro para la empresa y valor para cambiar los hábitos.

Un buen ejemplo de ello es Handelsblatt Media Group (HMG), una de las editoriales más prestigiosas de Alemania, con más de 1000 empleados. En HMG, la telefonía se integró completamente en Microsoft Teams con la ayuda de "Operator Connect" de Deutsche Telekom. Deutsche Telekom proporciona la conexión a la red pública con alta disponibilidad y sin necesidad de hardware propio. La telefonía funciona a través de la nube, es escalable de forma flexible e independiente de la ubicación.

También se integran casos de uso como el fax y el desvío de llamadas: los faxes entrantes se convierten automáticamente en correos electrónicos, y las líneas directas y los números de teléfono centralizados se asignan a través de la solución "Luware Nimbus". De este modo, se mantiene la función, se reduce el esfuerzo y todo se lleva a cabo dentro de un mismo sistema.

Los costes operativos también se reducen significativamente, ya que no es necesario operar y mantener sistemas separados. El trabajo administrativo se reduce considerablemente gracias a la gestión centralizada. Aunque los editores siguen necesitando contratos de telefonía móvil para uso profesional, ahora están totalmente integrados en los procesos de comunicación y colaboración gracias a la integración de Microsoft Teams en sus smartphones. La administración de la comunicación de voz integrada está centralizada y es fácil de usar a través del Centro de administración de Teams.

Un estudio de Forrester de 2023 muestra el elevado potencial de ahorro que puede suponer el cambio a Microsoft Teams Phone: según este estudio, los costes operativos de TI en el ámbito de la telefonía en las grandes empresas pueden reducirse a menudo de tres a dos equivalentes a tiempo completo, al tiempo que se mejora la eficiencia y la calidad del servicio.

Otro efecto se puede observar en el trabajo diario de los empleados: el funcionamiento es intuitivo. La telefonía funciona como el chat, con la diferencia de que la llamada está a solo un clic de distancia. No es necesario cambiar de aplicación, ya que se mantiene el contexto. Ya sea en la oficina o fuera de ella, el lugar de trabajo es siempre aquel en el que se ejecuta Teams.

Para introducir Teams con éxito, suele ser necesario incluir también comunicación, formación y acompañamiento. De esta forma, el cambio no se impone, sino que se configura de forma conjunta. La telefonía moderna es más que simple tecnología: cambia la forma en que las personas trabajan juntas, de manera más rápida, más directa y más fiable.

Ahora es el momento perfecto para el cambio

La comunicación digital ya no es una función adicional, sino que se ha convertido en la columna vertebral indispensable de la colaboración moderna. Si se desea seguir siendo un periodista eficiente hoy en día, se necesita una plataforma que combine todas las formas de comunicación. Al fin y al cabo, la rapidez, la accesibilidad y la colaboración determinan si el contenido se publica a tiempo, si se contacta con las fuentes de forma fiable y si los temas se coordinan de forma eficaz.

El mayor riesgo para los periodistas hoy en día no es cambiar, sino seguir usando un sistema antiguo: los costes de mantenimiento aumentan, la seguridad disminuye y los modelos de trabajo se ralentizan. Al mismo tiempo, la presión crece por tener equipos híbridos, los ciclos de producción más cortos y las crecientes expectativas de los lectores y los anunciantes. Posponer el cambio solo provocaría pérdida de oportunidades, de ganar en eficiencia y perder competitividad.

La buena noticia es que el camino hacia la comunicación integrada no tiene por qué ser un proyecto de gran envergadura. Muchas empresas comienzan con un piloto, en el departamento editorial o en el servicio de atención al lector, y después se expanden poco a poco. Es importante analizar la telefonía existente, elegir un partner adecuado y elaborar un plan de migración claro. No es solo la tecnología y el modelo de licenciamiento, también son cruciales la comunicación y la formación.

La telefonía por equipos es más que una simple mejora técnica: cambia la forma de pensar y actuar de los equipos editoriales. Se toman decisiones más rápido, la coordinación se simplifica y las sedes crecen juntas en el área digital. El grupo Handelsblatt Media Group demuestra que funciona, incluso en grandes organizaciones con estructuras históricas.

La pregunta ya no es si se debe integrar la comunicación por voz, sino más bien: ¿cuánto tiempo pueden permitirse las organizaciones no hacerlo?

Quienes actúen ahora sentarán las bases para una redacción flexible, conectada y preparada para el futuro. Porque esto es precisamente lo que se convertirá en el factor decisivo en el periodismo, no en el futuro, sino ahora.